Unie rozhodců ČR

Kancelářský řád

Článek 1
Úvodní ustanovení

  1. Unie rozhodců ČR (dále jen "Společnost") organizačně a technicky zajišťuje činnost rozhodců zapsaných v Seznamu vedeném Společností. Seznam vede správce.
  2. Správce seznamu je oprávněn dohlížet na činnost kanceláře Společnosti (dále jen "Kancelář) a odpovídá za ni. Správce je oprávněn pověřit dohledem nad Kanceláří a dalšími úkoly při organizaci a řízení Kanceláře svého Zástupce.

Článek 2
Řízení kanceláře Společnosti

  1. Kancelář Společnosti řídí, za její řádný chod odpovídá, práci dalším pracovníkům Kanceláře přiděluje a její řádný výkon kontroluje jednatel Společnosti (dále jen "Tajemník").
  2. Tajemník vede a odpovídá za evidenci spisů, provádí spisovou manipulaci, umožňuje nahlédnutí do spisů účastníkům.
  3. Tajemník dále vykonává a odpovídá samostatně za následující činnosti:
  1. přiděluje spisovou značku věci po doručení žaloby,
  2. zasílá účastníkům výzvy k úhradě poplatků za rozhodčí řízení,
  3. zjišťuje zaplacení poplatků za rozhodčí řízení a oznamuje zaplacení Rozhodci,
  4. přijímají od účastníků oznámení o změně jejich adres, obchodních firem a vyznačují tyto změny ve spisech,
  5. zajišťuje doručování písemností dle Jednacího řádu,
  6. vyznačují na rozhodčích nálezech doložku právní moci a vykonatelnosti,
  7. spolupracuje s ekonomickým úsekem,
  8. předkládá společnosti přehledy o činnosti
  9. předkládá podklady pro vyhodnocení hospodaření společnosti

Článek 3
Činnost po zahájení řízení

  1. Doručení žaloby oznámí Tajemník jednateli, který vybere nejpozději do 3 dnů od doručení ze Seznamu Rozhodce, který bude spor projednávat a rozhodovat na základě smlouvy, kterou s Rozhodcem uzavře Společnost. Ve smlouvě bude určena odměna Rozhodce, kterou určuje jednatel. Po doručení žaloby Tajemník přidělí sporu spisovou značku a založí spis, který předá obratem Rozhodci. Ve spise Tajemník vyznačí datum doručení žaloby, datum předání spisu Rozhodci, případně požadavek expresního vyřízení věci dle Jednacího řádu.
  2. V případě, že účastník řízení neuhradí poplatky dle Sazebníku již při podání žaloby, Tajemník zašle účastníkovi výzvu k úhradě poplatku s vyčíslením jeho výše a lhůtou k úhradě v délce 3 dnů. Stejně postupuje v případě, že účastník uhradí poplatek v nižší výši, než ukládá Sazebník.
  3. Tajemník ověřuje uhrazení poplatků účastníky, přičemž uhrazení poplatku oznámí neprodleně Rozhodci. Rozhodce po tomto oznámení postupuje samostatně a dbá na to, aby byly dodrženy lhůty pro vydání rozhodčího nálezu dle Jednacího řádu. Za tímto účelem vyzve Tajemníka k zasláním žaloby, příslušných písemností a výzvy k vyjádření žalovanému. Zajistí zápis záznamem o splnění poplatkové povinnosti do spisu.

Článek 4
Doručování písemností účastníkům a předvolání

  1. Písemnosti se zasílají s doručenkou, je-li pro řízení nutný doklad, že doručení bylo provedeno. V naléhavých případech se zasílají písemnosti jako spěšné zásilky s doručenkou. Tajemník, případně Rozhodce vyznačí ve spise datum podání zásilky k přepravě a údaje o nákladech za přepravu zásilky.
  2. Všechny písemnosti je možno zasílat též v elektronické podobě podepsané elektronicky podle zvláštních předpisů, přičemž takové zaslání se považuje též za doručení do vlastních rukou.
  3. Do vlastních rukou se doručuje žaloba, vyjádření k žalobám, předvolání a rozhodnutí.
  4. V případě, že písemnost je doručována fyzické osobě, je možno jí písemnost doručit v místě podnikání, na pracovišti, nebo jiném místě, kde bude zastižena. Právnické osobě se doručuje na adresu jejího sídla, případně je možno současně písemnost doručovat na adresu osoby, která je statutárním orgánem, nebo členem statutárního orgánu.
  5. Jestliže má účastník zástupce, který předloží Rozhodci plnou moc, doručuje se písemnost pouze tomuto zástupci. Jestliže má účastník osobně něco vykonat, doručuje se písemnost také účastníkovi.
  6. Pokud má dojít dle Jednacího řádu k ústnímu jednání, děje se předvolání zpravidla písemně, pokud je to možné, též ústně, telefonicky, faxem, nebo prostřednictvím elektronické pošty, o čemž se učiní záznam do spisu. Předvolání je třeba doručit nejméně 7 dnů přede dnem jednání.
  7. Pro případné opětovné doručování platí ustanovení předchozích odstavců.

Článek 5
Rozhodnutí

  1. Písemné vyhotovení rozhodčího nálezu podepsané Rozhodcem se označí v levém horním rohu první strany slovem "originál". Originál rozhodčího nálezu zůstává součástí spisů.
  2. Stejnopisy písemných vyhotovení rozhodčích nálezů se pořizují nejméně v takovém počtu, aby mohly být doručeny v jednom vyhotovení každému účastníku řízení. Všechny stejnopisy, stejně jako originál písemného vyhotovení rozhodčího nálezu musí být opatřeny podpisem Rozhodce.
  3. Rozhodčí nálezy o více listech se sešijí nebo spojí jiným vhodným způsobem.
  4. Jednací číslo rozhodčího nálezu se uvádí v pravém horním rohu.
  5. Při písemném vyhotovení usnesení se postupuje obdobně podle ustanovení odst. 1-4
  6. Doložka o právní moci se připojí na žádost účastníka na opis rozhodnutí jím předloženého. Doložka se opatří podpisem Tajemníka s datem, kdy rozhodnutí nabylo právní moci a datem připojení doložky. Obdobně se postupuje při vyznačení doložky vykonatelnosti.
  7. Rozhodce předá vyhotovení rozhodnutí Tajemníkovi nejpozději do 80 dnů od předání spisu či zaplacení rozhodčího poplatku, při urychlení řízení nejpozději do 25 dnů od předání spisu či zahájení řízení ve smyslu příslušných ustanovení Jednacího řádu, podle toho, která skutečnost nastala později.
  8. Správce potvrdí, že rozhodnutí bylo předáno a dá pokyn k proplacení odměny, příp. k jejímu snížení.

Článek 6
Protokoly při ústním jednání

  1. Protokol se hlasitě diktuje, aby přítomné osoby diktované znění slyšely. Rozhodce může vyslýchanému dovolit, aby svou výpověď do protokolu nadiktoval. Tato okolnost se poznamená do protokolu. V protokolu se zaznamená i stanovisko účastníků k obsahu protokolu.
  2. Protokol se zapisuje za použití počítače, nebo psacího stroje a musí být ještě před skončením jednání do spisu založen.
  3. V protokole o jednání se uvede začátek a konec jednání a případné přerušení jednání.
  4. Protokol podepisuje Rozhodce a zapisovatel.
  5. Protokol o jednání může být vyhotoven podle nahlas diktovaného znění zaznamenaného prostřednictvím diktafonu. V tom případě se připojí na konci takto přepsaného protokolu doložka, že byl protokol vyhotoven tímto způsobem a uvede se zde jméno a příjmení pracovníka, který protokol podle záznamu přepsal. Protokol podepíše Rozhodce a pracovník, který protokol přepsal.
  6. Protokol musí obsahovat všechny podstatné okolnosti, uvede se v něm podstatný obsah výpovědi, dále pak zejména označení přítomných účastníků, označení projednávané věci.

Článek 7
Přijímání a odesílání písemných podání

  1. Písemná podání adresovaná Společnosti se přijímají na její adrese v době od 8 do 15 hod. každý pracovní den.
  2. Písemná podání adresovaná Společnosti přijímá Tajemník, nebo jím pověřená osoba. Pokud písemnosti převezme pověřená osoba, je povinna je ihned odevzdat Tajemníkovi.
  3. K žádosti podatele potvrdí Tajemník nebo pověřená osoba přijetí podání otištěním podacího razítka na stejnopisu podání.
  4. Těm, kteří podávají větší počet podání lze potvrdit přijetí podání ve zvláštní k tomu určené knize, kterou předloží.
  5. Poštovní zásilky, převzaté jinou osobou než Tajemníkem je tato osoba povinna ihned předat Tajemníkovi.
  6. Podací razítko obsahuje označení Společnosti, datum kdy k podání došlo, údaj o počtu stejnopisů a příloh. Tajemník nebo pověřená osoba opatří došlá podání podacím razítkem.
  7. Tajemník je povinen zařídit vypravení písemností určené k přepravě nejpozději následujícího dne poté, co mu byly předány Rozhodcem v sídle Společnosti. Rozhodce zároveň dává Tajemníkovi pokyn jakým způsobem má být písemnost doručována.
  8. Tajemník vede knihu odeslané pošty, v které se zapisují všechny zásilky odevzdané k přepravě, označené spisovou značkou, jménem účastníka jemuž je doručováno a poznámkou o druhu doručované písemnosti včetně stručné charakteristiky příloh.
  9. Tajemník dále vede knihu přijatých písemností, v které jsou evidovány veškeré doručované písemnosti, ať již k doručení dojde osobně účastníkem, případně poštou. V této knize se zapisuje jméno a příjmení (firma) účastníka řízení, případně jiné osoby, která zásilku podala k doručení, spisovou značku v případě, že je již přidělena.

Článek 8
Evidence a vedení spisů

  1. Pro každý kalendářní rok se zakládá rejstřík, ve kterém je vedena číselná řada spisových značek. Spisová značka je vždy tvořena číslem spisu podle pořadí nápadu v daném roce a dále za lomítkem bude následovat číselné označení kalendářního roku. Spisová značka a k ní připojené číslo listu písemnosti ve spise tvoří jednací číslo. Spisová značka z důvodů vhodnosti může být doplněna o písmeno, pokud toto pro početnost a druh věcí zlepší evidenci spisů. O takovémto rozšíření spisové značky rozhoduje Tajemník.
  2. Každé podání, které je podnětem k zahájení rozhodčího řízení se zapíše do tohoto rejstříku. Spisová značka, která je věci v rejstříku přidělena zůstává až do skončení věci. Další podání, protokoly a jiné písemnosti vztahující se k věci, které již byla spisová značka se připojí ke spisům této věci.
  3. Za správnost zápisů do rejstříku odpovídá Tajemník nebo pracovník Společnosti, který byl vedením rejstříku pověřen Jednatelem.
  4. Údaje zapisované do rejstříku jsou průběžně zachycovány v písemné podobě, pokud Jednatel nerozhodne, že Rejstřík bude veden pomoci počítačového programu.
  5. Všechny písemnosti, které se vztahují k téže věci (podání, protokoly, záznamy, výzvy, rozhodnutí apod.) tvoří spis.
  6. Všechny písemnosti ve spise se průběžně číslují podle data, kdy byly doručeny Rozhodci nebo Společnosti nebo kdy byly Rozhodcem nebo Tajemníkem vyhotoveny.
  7. Písemnosti ve spise se sešívají nebo jiným způsobem spojují a vkládají do spisového obalu.
  8. Na spisovém obale se uvedou kromě spisové značky i další údaje, které jsou předtištěny.
  9. Před první list spisu se vloží spisový přehled, to však jen tehdy jestliže spis dosáhne více jak třiceti listů.
  10. V rejstříku se také poznamená pohyb spisu, to znamená vydání spisu Kanceláří Rozhodci s uvedením, kdy k vydání došlo a stejně tak se poznamená navrácení spisu Rozhodcem Kanceláři. V rejstříku se uvede den, kdy Rozhodce předal Kanceláři vyhotovené rozhodnutí ve věci.
  11. Spisy se evidují po skončení věci po dobu 10 let. Do 30 dnů od právní moci rozhodčího nálezu předá Tajemník jeden stejnopis spisu do úschovy dle § 29 odst. 2 zákona č. 216/1994 Sb. o rozhodčím řízení a o výkonu rozhodčích nálezů okresnímu soudu, v jehož obvodu byl rozhodčí nález vydán.
  12. V případě potřeby vydá Společnost samostatný skartační řád.

Článek 9
Součinnost Rozhodců a Kanceláře

  1. Tajemník je povinen zajistit řádné plnění úkolů Kanceláře zejména pak plnění písemných pokynů Rozhodce.
  2. Písemné pokyny Rozhodců musí být jasné a srozumitelné, zejména Rozhodce musí uvést jednoznačný způsob doručování písemností, označení adresáta, určení lhůty na kterou má být spis založen atd. Rozhodce je oprávněn dávat pokyny Tajemníkovi také prostřednictvím elektronické pošty.
  3. Tajemník je povinen zajistit vedení lhůt, ve kterých má některý z účastníků splnit povinnost dle Jednacího řádu, např. uhradit rozhodčí poplatek. Tajemník také vede v patrnosti lhůty, ve kterých je Rozhodce povinen předat Kanceláři vyhotovené rozhodnutí.
  4. Nahlížet do spisů je možno v místnostech Kanceláře Společnosti pod dohledem Tajemníka nebo jiného pověřeného pracovníka. V případě, že spis byl předán Rozhodci učiní Tajemník vhodná opatření, aby účastník mohl nahlédnout do spisu v jiném termínu dohodnutém s Rozhodcem.
  5. O tom, že bylo do spisu nahlédnuto, pořídí Tajemník nebo jím pověřená osoba záznam do spisu, v němž uvede označení účastníka nebo jeho zástupce, který do spisu nahlédl spolu s údajem o délce studia spisu. V záznamu uvede datum a podepíše jej.
  6. Tajemník aktualizuje údaje v Seznamu rozhodců dle pokynů poskytnutých Jednatele. Správce seznamu sděluje Tajemníkovi bez zbytečného odkladu veškeré změny v Seznamu rozhodců.
  7. Seznam rozhodců obsahuje jména, příjmení

Článek 10

Do doby ustavení kanceláře vykonává činnosti v tomto Řádu pro Tajemníka a kancelář určené představenstvo Společnosti, či jeho pověřený člen.

Článek 11
Účinnost

Tento kancelářský řád nabývá účinnosti dne 1. 10. 2004.

Copyright © 2004-2005 Unie rozhodčů ČR, created by Ondřej Peřina, PB software